イベントの「企画会議用テンプレート」と各項目の説明(未完成)

※2016年10月6日現在、テンプレートは未完成です。只今修正中。

各項目を埋めていくだけで「子どもの遊びイベントの企画会議」が進んでしまうテンプレートと各項目の解説(初心者向け)。

子どもイベント企画会議

初めての遊びイベント

PTAや子ども会の役員さんに初めてなった。
幼稚園や保育園の夏祭りのイベントや模擬店の準備。
子ども達の遊びの行事や企画づくり。

イベントや行事に向けて集まり「会議」を行います。

会議初心者の頃は、何から話し合ったらいいのか分からない。
何を準備したらいいのか分からない。
「自分達が何が分からないのかが分からない」状態です。

会議の時間は限られています。

会議がスムーズに進むように「会議の時に話し合われる項目」を並べてみました。
テンプレートをPDF版で用意しますので、ダウンロードしプリントアウトしてお使い下さい。

%e5%ad%90%e3%81%a9%e3%82%82%e3%81%ae%e9%81%8a%e3%81%b3%e5%a0%b4%e3%81%a5%e3%81%8f%e3%82%8a%e3%81%ae%e4%bc%9a%e8%ad%b0%e7%94%a8%e3%83%86%e3%83%b3%e3%83%97%e3%83%ac%e3%83%bc%e3%83%88pdf%e7%89%881
(画像をクリックすると大きくなります)

子どもの遊び場づくりの会議用テンプレート ダウンロード用PDF

会議用テンプレートの使い方

各項目について解説していきます。なお重要な項目ほど上の方にあります。上の方にある項目については、時間を掛けて話し合うと良いです。

イベントのタイトル

何をするのかが決まっていれば、そのタイトルを入れて下さい。
副題もあると良いです。
何をするのかをこれから決めるのであれば、後の「目的」の項目から話し合うと良いです。

イベントの内容

イベントの内容について話し合い、何をするのかを決めていきます。
イベントの内容が決まってから、イベントのタイトルに反映しても良いです。
何をすのかが決まらない場合は、次の「目的」や「目的を達成する為に必要なこと」を先に話し合うと良いです。

目的

そもそもこのイベントや企画を何の為にするのかを話し合います。
自分達の活動の「目的」や「理念」があれば、それを入れます。
会議中に話しが詰まってしまった場合でも、目的を思い返す事により進む方向が見え、話しが進む事があります。

目的を達成するために必要なこと

イベントが始まると、目の前の事にバタバタしてしまい、「何の為にこのイベントを開催している」のかを忘れてしまいがちです。

「目標」「手段」「テーマ」「裏テーマ」など、目的を達成するために必要なことを話し合い、イベント内で具体的に何をするのかを考えます。

例えば、目的を達成する為に団体の事を知って貰いたいのであれば、PR活動のリーフレットやチラシを作り、イベントの際に誰がどのタイミングで配布するかなどを決めておきます。
ここで話し合われた内容を、イベントの「副題」に反映しても良いです。

日時

開催日がすでに決まっている場合はそれを入れて下さい。
「何年」「何月」「何日」「何曜日」「何時から何時まで」など。

数字は、「うっかり間違え」を起こしやすいので、複数人で確認すると良いです。
開催日をこれから決める場合は、イベント当日に近隣で同じようなイベントはないか。
学校行事と重なってはいないか確認すると良いです。

春と秋の週末は、地域のイベントが多いシーズンです。
スタッフの確保が難しくなったり、来場者に影響があります。
開催日を早く決める事により、スタッフや場所の確保をし易くなります。

場所

イベントを行う場所を決めます。
公共の施設を利用するのであれば予約が必要です。
イベントの内容によっては施設を利用出来ない事もあります。
施設の空き状況によっては開催日を変更せざる得ない事もあります。
施設の管理者への確認が必要です。
公共施設の場合は、何か月前から予約が出来るかを把握しておくと良いです。
ネットから予約や空き状況の確認が出来る場合もあります。

主催

イベントを主催するのであれば自分達の団体名を入れます。
他の団体も一緒に開催するのであれば「共催」となります。
チラシなどを作るのであれば最下部に書いておきます。

協力

他の団体に協力して貰うと、当日のスタッフが多くなり助かります。
地元の若者、ボランティア、学生などに声を掛けても良いです。
物品の貸し出しや寄付などをして貰った際も協力にあたります。
行政などの「後援」を貰えると、学校などでチラシを配布して貰う際にスムーズに行きます。

当日スタッフ

イベント当日に参加出来るスタッフの名前を入れます。
半日だけ参加出来る場合は、その時間帯も書くと良いです。
スタッフの予定を先に聞いてから、イベントの開催日を決める場合もあります。
当日のスタッフの「担当」「役割」「配置」「時間」なども決めます。
当日参加出来ないスタッフでも「準備などは手伝うよ」と言ってくれる人もいます。

当日までの準備

イベント開催日までに用意、申請、連絡などをする「役割分担」を決めます。
主な項目としては、会議、会議場所の確保、開催日決定、開催場所を借りる申請、スタッフへの連絡、関係団体への連絡、宣伝、チラシの作成・印刷・配布、ブログへのお知らせ、物品用意・注文・買い出し、保険加入、お礼、運搬など。
開催するイベントによって項目は変わってきます。
チェック項目式にして、準備が済んだものにはレ点を入れると良いです。

タイムスケジュール

イベント当日のタイムスケジュールを書いておきます。
主な項目としては、スタッフ集合、荷物運搬、ミーティング、準備、安全チェック、会場準備、イベント開始、受付、休憩、イベント終了、片付け、掃除、反省会などです。
分かる範囲で時間も入れておきます。
前日準備があれば、その時間や段取りも決めておきます。

雨天時

屋外イベントの場合は重要な項目です。
雨天時にイベントを中止にする場合には、誰がどのように判断するのかを決めておく必要があります。
スタッフへの連絡方法。
必要があれば、ブログやSNSなどを使っての来場者へのお知らせも考えておきます。
雨天時に会場を変更したり、縮小開催をする場合はイベントの内容や段取りなども変わってきます。
チラシを作る場合は雨天時の対応を書いておくと良いです。

怪我への対応

休日診療をしてくれる病院の連絡先を調べておくと、いざという時に役立ちます。
ちょっとした怪我に対応出来るように、救急箱も用意しておきましょう。

受け付けでイベント参加者に名前や連絡先を書いて貰えば、後から連絡を取りたい場合にも役立ちます。
イベント開始前には、会場内の危険箇所のチェックや、スタッフ間の情報共有もしておきます。

イベントへの来場者によっては「レクリエーション保険」など、保険に加入すのかを考えます。
運営スタッフ側に掛けるボランティア保険などもあります。

必要物品

イベント当日に必要な物品を考えます。
誰が何を用意するのか担当を決めておきます。
道具を借りる、連絡、注文、買い出し、日時、運搬方法、保管方法、支払い、金銭のやり取り、
領収書の宛名なども確認しておきます。

会場レイアウト

スタッフや物品の配置をイラストで描くと、当日のイベントのイメージが想像し易くなります。
受け付けからの人の流れや動線を考えて配置していきます。
イラストを描く事によって必要な物品なども思い浮かんできます。

トイレ

トイレの場所を把握しておきます。
野外の場合は施設の鍵の有無を確認しておきます。

まとめ

各項目は会議の当日にメンバーで話し合って決めてもいいです。
代表者が分かる範囲で記入して「叩き台」を作っておいても良いです。

会議の時間は限られています。決まらない項目は飛ばして、先に進むと良いです。
一番下まで来たら、再度上に戻り空欄を話し合います。
他の項目を決めるとでイベントのイメージが膨らみ、気づかなかった事に気付く事があります。

「目的」の項目は最重要項目ですので、他の項目よりも時間を掛けて話し合って下さい。

このテンプレートを使えば、会議が終わってから「あれについて話すの忘れてた!」という事が減るかと思います。

プレーパークの準備から開催に向けての会議資料(企画書とチラシ) 」も参考資料としてお役立て下さい。

キーワード

【遊び場づくり関連キーワード集】

上記の項目以外にも、子どもの遊びイベントで「良く使われるキーワード」を載せておきます。
イベントの形態によっては、重要な項目も入っています。
キーワードを見ることにより、必要なものが浮かんでくることがあります。

【お金】

参加費、料金、値段、会費、予算、寄付、助成金、補助金、お祝い金、謝礼、領収書、領収書の宛名、支払い、お釣り、無料、有料、模擬店、販売、バザー。

【人】
連絡先、安全、来場者、参加者、地域住民、町内会、子ども会、育成会、行政、先生、管理者、来賓、司会、仲間、学生、手伝い、ボランティア、バイト、スタッフ、係り、班長、受け付け、仕切り、役割、配置、誘導、会計、保育、接待、子ども、親、兄弟、祖父母、講師、お礼状、主催、共催、協力、協賛、後援、団体、職員、保険、レクリエーション保険、ボランティア保険、PTA保険、イベント保険、不審者、変質者、幼児愛好者、事故、危険、リスク、ハザード。

【時間】
申し込み、締め切り、雨天時企画、用意、申請、予約、予定、準備、計画、注文、運搬、保管、天気予報、中止、前日準備、昼食、休憩、会議、買い出し、スケジュール、ミーティング、安全チェック、片付け、掃除、練習、講演、懇談会、慰労会、反省会、打ち上げ、抽選会、放課後、休日、祝日、学校行事、問題、問題解決。

【情報】
目的、理念、目標、手段、テーマ、裏テーマ、写真、記録、アンケート、許可、法律、違法、ルール、お知らせ、連絡、禁止事項、説明、看板、宣伝、PR、チラシ、ポスター、口コミ、掲示板、市の広報、のぼり旗、リーフレット、インターネット、検索、ホームページ、ブログ、メール、メーリングリスト、SNS、facebook、twitter、mixi、LINE、マスコミ、タウン情報誌、ローカルテレビ、新聞、ラジオ、回覧板、資料、パワーポイント、パソコン。

【場所】
トイレ、会場、駐車場、駐輪場、バス、地図、アクセス方法、最寄り駅、公共、施設、会議室、集会所、公民館、体育館、園庭、校庭、倉庫、公園、幼稚園、保育園、小学校、児童館、学童保育、プレーパーク、環境。

【物】
材料、素材、車、鍵、ゴミ箱、ゴミ処理、持ち物、食材、道具、工具、文房具、備品、消耗品、予備、救急箱、音響、お弁当、お土産、おやつ、マイク、テント、長机、パイプ椅子、台車、ブルーシート。

テンプレートの感想や、他にもこんな項目があるよと気付かれましたら、コメント欄でお知らせ下さい。



この記事を書いた人: しんごパパ ミックスじゅーちゅ代表の しんごパパ(松尾信悟)です。「すべての子どもたちが豊かに遊べる環境をつくる」活動をしています。フォローをして仲間になって下さい。

フォローする

スポンサーリンク

コメント

  1. しんごパパ(松尾信悟) より:

    「対象の」の項目が抜けていたな。イベントに参加する対象。年齢や所属。

トップへ戻る