地域の子ども祭り「富士見市子どもフェスティバル」の「アトラクション部会」にNPO法人ふじみっこ・夢みらいは団体として参加します。他の各団体と一緒に遊びのコーナーを開きます。
毎年、アトラクション部会の「部会長決め」が難航するので「部会長・副部会長の活動や役割」を明確化してみました。
役割を明確化することによって、少しでも役員をやってくれる人が増えないものか？という試み。
A4の用紙にプリントアウトして次回の会議に会議資料として持って行ってみる。
役員決め難航問題
楽しい子ども祭りへ向けての活動なのに「つまらない会議」や「役員決め」をしないといけないのが負担。気が重い。
PTAや地域の活動なども、役員となると責任や仕事が増えるので率先してやってくれる人は少ないと思う。どうにかならないものか。
毎年、会議時に「誰かやってくれませんか？」→「しーん・・・」となる。今年もかと思うと会議に出席するのが憂鬱。決まらないと帰れないよ。
役員の役割や内容を明確化してみる
このイベントでの部会長・副部会長（役員）の役割はそんなに難しいことはない（人によっては難しいと思うだろう）。
部会長が何をするのかも分からないのに、いきなり「誰かやってくれませんか？」と言われても「はい！やりますニコッ(^^)」なんて人は少ないと思う。
ましてや今年初めて参加した新人さんは「無理！」と思ってしまうであろう。
役員の役割や内容を明確化したら部会長を「やってもいいよ」と思う人が現れるかも知れない。
各団体によって参加条件が違う
アトラクション部会への参加団体によっては、団体の中で毎年担当者が変わるので、会議に出席する担当者は常に毎年新人さんになってしまうことがある。
そうなると「去年のことは分からない、知らない」という話になる。
しんごだけが去年の出来事を知っていて「タイムループもの」の映画の世界の中にいる気分。
タイムループものの映画では、主人公は何かアクションをしないことには、タイムループを終えることが出来ないルール。しんごもアクションをしてみる。
しんごも初めて子フェス参加したときに、訳も分からず部会長になってしまい途方にくれたことがある。
新人さんでいきなり役員をやってと言われてもハードルが高く感じてしまうのは分かる。
かといって、いつも出ている人たちばかりが役員をするのも負担が大きい。難しい。
各参加者によって条件が違う
・ベテランさん
・新人さん
・会議に慣れている人
・会議に慣れていない人
・ボランティアで参加している人
・仕事として参加している人
・上司に許可を取ってからでないと会議参加の時間を増やせない人
・行ってきてと言われて訳も分からず来た人
・仕事や家事で活動時間が少ない人
・役員はやりたくない人
・嫌々会議に来た人
部会長 副部会長 役員の決め方を考えてみる
選択肢をいろいろと考えてみた。
・話し合いにより決める。
・過去に各団体がどの年に部会長・副部会長をやったのか記録を残しておき「去年、一昨年もやっていないからそろそろ」と声をかける。
・輪番制、順番、持ち回り。
・反省会のときに来年度、再来年度の部会長を決めておくというルールにする。
・事務局が予め会議前に「そろそろやってもらえませんか」とやっていない団体に声をかけておく。
・各団体には申し込み時に部会長をやることがあることを参加条件として伝えておく。
・出来る人がやる。
・毎年同じ人がやる。
・毎年来ているベテランの人たちがやる。
・3つの役割をさらに分割して各団体が分担する。
・一年目は副部会長、二年目は部会長と二年続けて役員をする。
・複数の選択肢を組み合わせて使う。
・話し合いにより決めるが時間内に決まらなければ、くじ引きで決める。
・部会長・副部会長のシステムを無くすように仕組みを変える。
・くじ引き。
・じゃんけん。
・強制的にやってもらう。
・やらないなら参加しないでもらう。
他にもいい「役員の決め方のアイデア」がありましたらコメント欄で教えて下さい。
しんごメモ
・この資料作りに3時間かかった。今後役員決めの時間が減ってこの3時間を取り戻せるか。
・役員になると総務委員会にも出席することになるので、会議への参加日数が4回から9回になる。
・申し込み、会計などで公民館へ行くも合わせると、1日のお祭りイベントに11回も公民館へ行くことになる（前日準備と本番当日に現地へ＋2回動く）。負担。
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